SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA MAKANAN CEPAT SAJI HISANA

SISTEM INFORMASI AKUTANSI PADA MAKANAN CEPAT SAJI HISANA

 

 

I.       PENDAHULUAN

 

1.1       Latar Belakang

Seiring dengan kemajuan zaman, banyak perusahan yang sudah menggunakan berbagai aplikasi sistem informasi terutama perusahaan-perusahaan yang bergerak pada bidang yang mengutamakan pelayanan. Tanpa adanya sistem informasi yang menunjang kinerja perusahaan, suatu perusahaan sangat sulit berkembang dan mengikuti perkembangan zaman, karena pasti akan tertinggal dengan para pesaingnya.

 
Sistem Informasi adalah suatu kumpulan data yang berasal dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Mengingat kebutuhan perusahaan terhadap data sangat besar, tetapi tidak mempunyai kemampuan untuk memprosesnya. Maka dengan hadirnya sistem informasi yang dimana dalam penggunaannya adalah dengan mengolah data, dapat berguna bagi user atau pelaku bisnis dalam mengoperasikan serta mengimplementasikan apa yang seharusnya dibutuhkan oleh perusahaan dalam perkembangannya.

      Perusahaan HISANA merupakan perusahaan waralaba atau Franchise dengan produk makanan cepat saji yang mengutamakan pelayanan tanpa mengurangi standart mutu yang telah ditetapkan. Dengan menggunakan sistem informasi, HISANA dapat memberikan perlayanan bagi pelanggannya dengan menggunakan sistem Delivery order, atau pesan antar. Sistem tersebut mulanya diberlakukan karena permintaan pelanggan yang sangat membutuhkan pelayanan cepat dan tidak menghabiskan banyak waktu untuk berjalan menuju lokasi restaurant. 

1.2       Perumusan Masalah

Sistem informasi sering dikaitkan dengan kemudahan dalam melakukan segala bentuk kegiatan bisnis oleh suatu organisasi atau perusahaan, dengan tujuan mengoptimalkan profit. Namun, tidak mungkin dalam suatu perusahaan menggunakan lebih dari satu aplikasi sistem informasi untuk tujuan penggunaan yang sama. Maka dari itu, makalah ini memaparkan beberapa contoh dari banyaknya macam sistem informasi yang digunakan oleh salah satu perusahaan Public Service Franchise yang mengutamakan pelayanan yaitu HISANA untuk mengoptimalkan kinerjanya.

 

1.3       Tujuan Penulisan

Setelah mengetahui perumusan masalah diatas, maka telah dirumuskan tujuan dari penulisan makalah ini, diantaranya :

1. Mengetahui jenis sistem informasi yang digunakan oleh HISANA.   
2. Mengetahui fungsi dan cara mengimplementasikan dari masing-masing contoh sistem informasi yang digunakan. 

  
II.      HASIL ANALIS DAN PEMBAHASAN

 

 HISANA

 

 

KASUS :

 

Dengan keuntungan perusahaan turun 20 persen pada tahun ini. Rencana awalnya HISANA terbatas pada penduduk Jakarta yang menghasilkan kurang dari 15 pesanan per minggu. Yang nyaris tidak menutupi biaya server PC.

Seperti perusahaan sejenis, HISANA adalah makanan khusus dalam pendapatan dan makanan khusus dalam pendapatan dan dianggap perusahaan pemimpin teknologi informasi dalam bisnis makanan cepat saji. Namun keuntungan di semua tiga rantai telah mendingin akhir-akhir ini. Seperti rantai berjuang untuk tetap di atas, IS akan berada di bawah senjata untuk memberikan sistem yang dapat menunjang kinerja keuangan perusahaan.

Akibatnya, menemukan dan mempertahankan pelanggan di seluruh dunia telah menjadi ide baru dari strategi perusahaan.Perusahaan telah "Operations Driven" dimasa lalu. Tapi hari ini, HISANA berfokus kurang pada biaya memeras keluar dari sistem dan lebih pada menjaga pelanggan restoran di mana-mana beratap merah dan jasa pengiriman bahagia. "Misi kami adalah kepuasan pelanggan".

IS staf, sarana strategi perubahan corporated IS harus mengarahkan banyak prioritasnya. Seperti banyak pemain utama dalam industri makanan cepat saji, HISANA telah banyak berinvestasi dalam sistem titik penjualan dan mengotomatisasi operasi belakang toko, semua dalam mengejar restoran paperless.Kebanyakan rantai besar memiliki sistem yang dikembangkan di host seperti  sebagai workstation manajer HISANA bidang sistem manajemen. Masing-masing menyediakan paket aplikasi untuk membantu manajer cabang dalam peramalan bisnis, manajemen persediaan, dan manajemen sumber daya manusia. Sistem seperti peringatan manajer untuk masalah potensial dan jaringan dengan kantor pusat untuk memungkinkan perusahaan untuk memantau kinerja cabang individu.

Di  industri makanan cepat saji, perangkat nirkabel muncul di banyak restoran. Untuk membuat sistem POS lebih ramah dengan waktu sebagian besar bagian dan omset restoran workface tinggi. Perusahaan seperti taman kota kelompok, yang  sedang membangun kecerdasan dalam teknologi dan berdasarkan metafora pengguna grafis ke dalam sistem manajemen ritel mereka.

Untuk itu semua orang di perusahaan difokuskan pada peningkatan penjualan di 700± cabang yang dimiliki perusahaan. HISANA restrukturisasi sistem pelaporan untuk melacak bisnis yang berulang dan penjualan lain indikator kinerja. Mereka mengatakan membantu perusahaan mendapatkan lebih banyak produk di cabang.  Sistem spot perintah yang tidak biasa, seperti makan fried chicken, dan meminta kasir dengan menawarkan sebuah item menu tambahan yang dapat menambah pemesanan. Ini adalah perbatasan baru bagi banyak manajer cabang, yang bertanggung jawab secara konvensional terhadap keuntungan, bukan penjualan.

1.      Sistem Operasi yang Mendukung Operasional HISANA

1.1 Specialized Processing System (SPS)

  HISANA mengembangkan pemakaian perangkat genggam nirkabel untuk bagiaan pemesanan. Pengunaan perangkat wirless lebih memudahkan dan mempercepat proses antara bagian pemesanan, bagian dapur dan bagian pembayaran (kasir). Pengembangan juga dilakukan dengan melakukan pemesanan dan pembayaran melalui internet trobosan ini dilakukan dengan tujuaan memperluas pangsa pasar dan memenuhi permintaan konsumen. HISANA juga menggunakan pembayaran e-payment dengan bekerjasama dengan pihak bank.

Selain itu adanya Strategi Support System melalui order processing system dan information reporting system. Order reporting system dilakukan dengan menggunakan sistem pemesanan makanan melalui www.hisanafriedchicken.com yang mana setiap pemesan dapat melihat menu yang ada di pizza hut. Walaupun pemesanan melalui web ini hanya mencapai 10 transaksi per minggu tetapi hal ini terus dilakukan dengan tujuan hanya semata-mata melayani konsumen dimanapun konsumen itu berada. (Paragraf 1 dan 2)

1.2 Sistem Proses Transaksi

Menurut sumber dari website Techopedia, Sistem Proses Transaksi (Transaction Process System/TPS) adalah sebuah sistem pengolahan informasi yang digunakan dalam transaksi bisnis, yang mencakup pengumpulan data, modifikasi data, dan penyimpanan semua data transaksi. Karakteristik dari TPS ini adalah kinerja (performance), realibilitas (keterpercayaan/kehandalan), dan konsistensi. TPS juga dikenal sebagai transaksi pengolahan atau pengolahan waktu-nyata (real-time processing). Untuk mendapatkan kinerja, realibilitas, dan konsistensi, maka data harus dapat diakses dengan segera dalam sebuah gudang data (data warehouse), prosedur cadangan haruslah di tempat dan proses recovery harus bebas dari kesalahan system, kesalahan manusia, virus computer, aplikasi computer dan bencana alam.

Adanya transaction proses system yaitu sistem POS (point of sale) yaitu penjualan langsung ditempat dengan sistem pembayaran langsung maupun debit dan kredit (Paragraf 4), sistem POS yaitu suatu sistem yang menggunakan terminal elektronic cash register untuk menyimpan dan mengirim data entry penjualan pada semua jaringan yang langsung terhubungi dengan komputer pusat dan dapat diproses untuk keperluan cepat atau periodik. 

Sistem operasional HISANA merupakan proses kerja secara otomatis. Pesanan pelanggan diterima oleh sistem point of sale (order station) yang akan dicatat oleh makaline station sebagai pengumpul data kolektif dari beberapa order station. Kemudian pesanan pelanggan akan diproses langsung oleh kitchen dengan hardcopy document transaksi sebagai perintah kerja. Semua data transaksi akan tersimpan didalam file server, sedangkan driver routing diperlukan sebagai pengawas kegiatan operasional yang akan dipantau langsung oleh headquater melalui jaringan WAN.

1.3  Sistem Pengendalian Proses (Process-control system/ PCS)

Sistem pengendalian proses digunakan untuk mengawasi sebuah lingkungan manufaktur dan pengendalian alur manufaktur dan proses secara elektronik berdasarkan batasa-batasan yang ditetapkan oleh pengguna (user).Sistem pengendalian yang diterapkan oleh HISANA adalah sistem yang dikembangkan dari rumah/ secara rumahan (in-house), seperti: tempat kerja manajer HISANA. Tiap-tiap sistem tersebut menyediakan sederetan aplikasi untuk membantu manajer penjualan (toko/penyimpanan) dalam peramalan bisnis, manajemen inventaris, dan manajemen sumber daya manusia. Sistem tersebut berguna sebagai sinyal (peringatan) bagi para manajer terhadap segala masalah potensial dan yang jaringannya disambungkan ke kantor pusat sehingga memampukan perusahaan untuk mengawasi kinerja restoran-restoran per individunya.

Selain itu, untuk membuat setiap orang dalam perusahaan tersebut memfokuskan diri dalam peningkatan angka penjualan pada 2900 restoran milik perusahaan, maka HISANA sedang menata-ulang sistem pelaporannya untuk menelusuri bisnis dan indikator-indikator kinerja penjualan lainnya.

1.4 Enterprise Collaboration System (ECS)

Enterprise Collaboration System (ECS)adalah sebuah sistem yang menggunakan komunikasi elektronik, konferensi sebagai alat kerjasama antara tim dan kelompok kerja. Ada tiga tools yang temasuk dalam ECS yaitu Electronic Collaborating Tools yang meliputi email, instant messaging, web publising dan lain-lain, yang kedua Electronic Conferencing Tools berupa data conferency, voice conf, video conf, elektronik meeeting system dan lain-lain,  terakhir yaitu Collaborative work Management Tools, toolsnya adalah calendaring and scheduling, task and project management, workflow system dan document sharing knowledge management.

Dari pengertian diatas jika dilihat dari kasus HISANA ada beberapa poin yang dapat telah yaitu:

1.    Membuka tampilan depan pada websitenya, ini berhubungan dengan electronic comunication tools.

Dengan dibukanya website ini HISANA berusaha menarik pelangga melalui tampilan layar yang menarik, karena dengan menyajikan tampilan yang menarik maka pelanggan akan tertarik untuk memesan menu yang tersaji di layar website tersebut. Dari web ini juga para manajer yang terhubung dengan aplikasi ini dapat melihat trend penjualan

2.    Mengembangkan sistem informasi secara rumahan dan dihubungkan dengan kantor pusat.

Melalui aplikasi ini para manajer dapat berhubungan satu dengan yang lainnya melalui conferency tools,  juga dapat melakukan meeting serta berbagi data tentang restoran-restorannya sehingga dapat mengambil keputusan hal-hal apa yang harus dilakukan tanpa harus bertemu langsung antar mereka.

         3.      Auotomatic Back of  store, dengan adanya sistem ini HISANA tidak lagi menggunakan       kertas dalam transaksi pemesanannya maupun pembayarannya, (paperless restaurant).

2.  Sistem Penunjang dalam Manajemen

Berdasarkan fungsinya dari sistem informasi di suatu manajemen perusahaan ada beberapa sistem informasi penunjang dalam manajemen yang digunakan dalam setiap prosesnya, diantaranya yaitu :

     2.1 Sistem Informasi Manajemen

Sistem manajemen informasi merupakan sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan,sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Dalam kasus yang kelompok kami bahas, telah ditemukan sistem manajemen informasi HISANA yang berkembang seiring dengan perubahan strategi perusahaan yang dimana memiliki arti bahwasistem informasi harus diarahkan kepada manajemen dengan variabel prioritas. Paragraf V menunjukkan adanya Management Support System yang mana pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan tidak harus datang secara langsung tetapi menggunakan konferensi onlinedan lain sebagainya, yang dihubungkan dengan menggunakan Enterprise Collaboration System seperti yang telah dibahas di paragraph sebelumnya.

Paragraf VII mengemukakan tentang Management Information System khususnya Exception Report atau sistem pelaporan langsung tanpa terkecuali .

     2.2 Sistem Penunjang dalam Pengambilan Keputusan

Sistem Penunjang dalam Pengambilan Keputusan atau biasa dikenal Decision Support System (DSS) merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi manajer. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science.

Dalam kasus yang sedang kelompok kami bahas, HISANA sendiri penggunaan DSS terlihat ketika setiap store manager dapat memonitor performance system secara langsung dan interaktif, juga dilengkapi dengan management tool analysis dalam menganalisa business forecasting dan manajemen persediaan.Melalui beberapa variable tersebut para manajer yang bertanggung jawab terhadap sistem penunjang dalam pengambilan keputusan dapat menentukan langkah apa yang seharusnya digunakan jika dihadapkan pada suatu keadaan, Sistem Penunjang dalam pengambilan keputusan diantaranya :

1.          Peramalan bisnis, atau biasa dikenal dengan Business Plan. Dengan menguraikan variable-variable kritikal yang menunjang bisnis agar tetap sustainable para manajer HISANA, dapat menentukan sebuah keputusan manajerial yang berguna dalam sistem manajemen perusahaan. Sehingga dalam penentuannya tidak keluar dari tujuan awal perusahaan, yaitu “Berada dimanapun pelanggan berada dengan mengutamakan kepuasan pelanggan”.

2.          Manajemen Inventaris, atau biasa dikenal dengan Management of Inventory. Dengan menguraikan variable-variable yang terkait dengan persediaan (Inventory) - terutama bahan baku- agar bisnis tetap berjalan serta dapat mempertahankan mutu dan efisiensi penggunaan lahan, para manajer di HISANA menggunakan sistem informasi berikut. Dengan mengatur komposisi dan waktu persediaan dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan kapan dan bagaimana yang seharusnya dilakukan jika menghadapi persoalan mengenai inventaris perusahaan.

3.          Manajemen sumber daya manusia, atau biasa dikenal dengan Human Resource Management. Dengan mengenal setiap karakteristik dan potensi dari setiap individu di dalam perusahaan, para manajer perusahaan HISANA dapat menentukan sebuah keputusan untuk mengalokasikan dan kebutuhan untuk pengembangan potensi Humanity Resource seseorang.

   

2.3              Sistem Informasi Executive

Executive Information System (EIS) juga merupakan suatu sistem berbasis komputer yang melayani kebutuhan informasi top executive. EIS menyediakan akses yang cepat berupa informasi yang tepat waktu dan langsung mengakses laporan manajemen. EIS sangat user-friendly, didukung oleh grafik-grafik, dan menyediakan laporan-laporan dengan kemampuan drill-down. EIS juga mudah dihubungkan dengan layanan informasi on-line dan elektronik mail. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System) atau EIS merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis.

Dalam kasus yang sedang kelompok kami bahas, telah ditemukan sistem informasi executive di HISANA, dengan memanfaatkan beberapa sistem informasi manajemen yang telah diterapkan dibeberapa restaurant di berbagai lokasi, direktur operasional HISANA yang berada di restaurant pusat saat ini menggunakan sistem Point of Sale (POS). Dengan menggunakan aplikasi Point of sale (POS) HISANA dapat saling terhubung dalam penyajian data dan memberikan informasi mengenai inovasi dan perkembangan suatu restoran. Salah satu alasan penggunaan aplikasi Point of Sale (POS) ialah Group Park City sedang dihadapkan oleh angkatan kerja yang semakin besar adalah paruh waktu dan tingkat perpindahannya (Turn Over) tinggi. 

Selain beberapa hal yang telah disebutkan diatas, HISANA atau dikenal saat itu sebagai Group Park City merupakan perusahaan yang berfokus terhadap penjualan. Dengan mengetahui indikator-indikator penunjang kinerja penjualan disetiap produk inovasi yang diterapkan untuk kemajuan perusahaan dapat dilihat dari perkembangan disetiap restaurant tanpa harus datang dan melihat secara langsung. Karena dengan menggunakan aplikasi ini perusahaan dapat dengan mudah menerima laporan dan memberikan informasi perkembangan terhadap informasi produk inovasi tersebut. Dan juga seiring dengan tekanan harga dan perubahan selera konsumen, telah memacu HISANA untuk memperbaiki resep kompetitif mereka. Para manajer sistem informasi diharapkan untuk memberikan (menghasilkan) berbagai aplikasi harga yang bernilai dan panas untuk mendukung hal-hal tersebut. Tanpa adanya sistem informasi executive, Group Park City takkan mampu survive sampai saat ini.

2.4       Sistem Pengolahan Khusus

Specialized Information System yang mendukung proses pengambilan keputusan oleh manajer HISANA adalah  :

a.       Manajer penjualan berinvestasi pada sistem penjualan pada titik (Point of Sale System/ POS) yaitu membuat rekaman simultan dari penjualan pelanggan dan pengaruhnya terhadap tingkat persediaan.

b.      In-House system pada system manajemen HISANA untuk menyediakan sederetan aplikasi yang membantu manajer penjualan (toko/penyimpanan) dalam peramalan bisnis, manajemen inventaris, dan manajemen sumber daya manusia

c.       Manajer restoran menerapkan sistem Suggested-sell yang diterapkan oleh kasir dan pelayan  yaitu menawarkan sebuah menu tambahan yang dapat melengkapi makanan yang telah dipesan

Sistem-sistem diatas memang khusus, tugasnya lebih spesifik dan tidak semua restoran menggunakan ketiga syitem-sistem tersebut untuk mndukung pengambilan keputusan seorang manajer.

III.             KESIMPULAN DAN SARAN

Dengan pengelolaan perusahaan dalam manajerial dan membantu bisnis HISANA melalui penggunaan sistem informasi, maka penulis sepakat untuk menyatakan bahwa banyak kemudahan dan keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan makanan cepat saji tersebut. Penggunaanya tidak hanya berfungsi dalam penjualan (sales), tetapi juga dalam memasarkan produknya, pengambilan keputusan oleh pihak manajemen melalui pengawasan kinerja restoran per unitnya dan peramalan bisnis, bahkan untuk mengendalikan sumber daya manusianya yaitu karyawan di cabang-cabang usahanya.

     Dengan demikian, penulis juga sepakat bahwa penggunaan sistem informatika dalam proses menjalankan bisnis di perusahaan lain seperti yang dilakukan oleh HISANA juga akan menghasilkan keuntungan bagi perusahaan tersebut, baik dari segi manajerial maupun operasionalnya.